Eventos B2B

Tu empresa paga por estar en el evento. Nosotros hacemos que el evento se pague.

Pre-evento, post-evento y activación de lista. Tres embudos que convierten cada patrocinio en reuniones en el pipeline.

Dónde actúa el agente

El agente trabaja antes y después. Tu equipo aprovecha el evento.

AntesDuranteDespuésMonitorear quién vaConectar y conversarAgendar reunionesReuniones en el standSeguimiento del standActivar la listaCalificarDevolver al CRMReunión y ventaAgente de IATu equipo
La estrategia de canales

Noventa días de trabajo, canal por canal, en torno a dos días de evento.

D-60D-45D-30D-15EventoD+15D+30
Monitoreoquién interactúa con el evento
ponentes, inscritos, quien da like y comenta
LinkedInpre y post-evento
invitacionesconversacionesagenda reunionesgancho del evento
SMS y llamadaquien aún no respondió
D+20D+27
Acciones por día

Ejemplo con un evento de dos días. El inicio depende de la fecha y del calendario de cada empresa.

La solución

Tres embudos. Un evento trabajado de punta a punta.

01

Embudo pre-evento

Los agentes identifican quién va al evento por la interacción en LinkedIn, conectan, conversan y agendan reuniones para que ocurran ahí, antes de abrir las puertas.

Canal: LinkedIn
02

Embudo post-evento

En los días siguientes, los agentes usan el evento como gancho para conectar con quien estuvo ahí, retomar conversaciones del stand y abrir nuevas.

Canal: LinkedIn
03

Activación de lista

La lista oficial de participantes entra en una cadencia multicanal de 30 días para encontrar oportunidades de negocio y devolverlas al CRM.

Canales: WhatsApp, correo, LinkedIn, SMS
Embudo 01 · Pre-evento

Llega al evento con la agenda llena.

Semanas antes, los agentes monitorean quién interactúa con el evento en LinkedIn: ponentes, inscritos, quien da like y comenta. Conectan, conversan y agendan la reunión para que ocurra en el stand o en el café, el mismo día.

  • Empieza 60 días antes del evento
  • Varios perfiles del equipo operando en paralelo
  • Reuniones ya en el calendario del vendedor
Evento monitoreado · 14 y 15 de abril
Marina AlcântaraConfirmó asistencia
Reunión · día 14, 10h30
Renata AguiarComentó: vamos a estar ahí
Reunión · día 15, 14h
Beatriz SallesPonente en el panel de IA
En conversación
Diego LustosaDio like al post del evento
Invitación enviada
Bruno SampaioSiguió la página del evento
Capturado

Volúmenes y nombres ilustrativos.

Embudo 02 · Post-evento

El evento terminó. La conversación no.

En los días siguientes, los agentes conectan con quien estuvo ahí y con quien pasó por el stand, usando el evento como gancho. La conversación empieza caliente, porque el contexto es compartido.

Camila FerrazFundadora · VALLORIM

Camila, pasaste por nuestro stand en el Summit, el miércoles. ¿Te quedó alguna duda sobre lo que mostramos de activación de base?

¡Hola! Sí pasé, me pareció interesante la parte de WhatsApp. Estamos evaluando algo así para el año que viene.

Genial. Tengo un caso de una empresa de tu sector que empezó exactamente por ahí. Puedo mostrarlo en 20 minutos. ¿Martes a las 11 te sirve?

Reunión agendada · D+4
Embudo 03 · Activación de lista

La lista de participantes se vuelve pipeline. Canal por canal, por 30 días.

Cada contacto entra en una cadencia multicanal. Quien responde es calificado por el agente y devuelto al CRM con reunión agendada o próximo paso definido.

5.000participantes de la lista
Correo
D0D+4

Gracias por pasar por el Summit. ¿Te quedó alguna duda sobre activación de base?

WhatsApp
D+2D+9

Hola Renata, soy de NORTVALE. Hablamos en el stand del Summit, ¿recuerdas?

LinkedIn
D+6D+14

Vi que participaste en el panel de IA del Summit. ¿Tiene sentido intercambiar ideas?

SMS
D+18D+25

Renata, último intento por aquí. ¿Tiene sentido una charla rápida?

214oportunidades en el CRM

Volúmenes ilustrativos.

La pantalla

Cada participante, con la historia de lo que hizo el agente.

De la lista del evento a la oportunidad en el pipeline del vendedor.

Oportunidades
1.730 elegibles en la reactivación · muestra de 23
ListaTablaKanbanExportar
Buscar contacto o empresaFiltros
Todas 23R5A4Z8E6
Camila Ferraz15 oct
Es verdad, volví del evento con 200 correos. ¿Miércoles a las 16?
ERecuperadaVALLORIM
Beatriz Salleshace 3 h
Invitación con nota para aprobación
ZEsperando aprobaciónLUMINAR
Caio Ribeirohace 1 h
Toque 1 de 4 · leído
ZEn contactoÓRBITA SEIS
Tainá Moreiraayer
Pasó por el stand el día 1 · entra en la cola de mañana
RElegibleQUATORZE
Heitor Magalhãeshace 2 días
Pidió no ser contactado · opt-out
EDescartadaLUMINAR
Rogério Mattoshace 4 días
Recuperada para Rafael · pidió propuesta
ERecuperadaCORVO & PÁTIO
Camila Ferraz
Fundadora · VALLORIM · vendedor Rafael · RD Summit · sin seguimiento hace 12 d · RD Station
ERecuperadaContinuar en GetRaze
HistoriaDossier final
RecuperadaLinkedIn · 1 de 4 toques · en nombre de Rafael · señal: lista del RD Summit
12 octdom · hace 12 días09:00
RAgente detectó una señal: la lista del RD Summit entró en RD Station · Camila pasó por el stand el día 2 y pidió material sobre WhatsApp · ningún seguimiento
13 octlun · hace 11 días09:05
ZAgente envió una invitación en LinkedIn en nombre de Rafael · con nota
Camila, fue bueno verte en el stand de NORTVALE en el RD Summit. Dejo la invitación por aquí; el material de WhatsApp va a continuación.
14 octmar · hace 10 días08:30
ZCamila aceptó la invitación
08:31
ZAgente envió LinkedIn en nombre de Rafael · toque 1 · Contexto + salida fácil
Camila, pediste el material de WhatsApp en el stand y lo mandé por correo; creo que se perdió a la vuelta del evento. ¿Resumen en 15 min? Si no es el momento, avísame y no insisto.
15 octmié · hace 9 días11:03
ECamila respondió en LinkedInInterés · score 78
Es verdad, volví del evento con 200 correos. ¿Miércoles a las 16?
11:04
EOportunidad recuperada · en el pipeline de Rafael · etapa Reactivada · lead del evento marcado como activo en RD Station · tarea “Confirmar miércoles 16h”
Próximo paso: ahora es de Rafael: confirmar miércoles 16h y reenviar el material de WhatsApp
Informe por evento

El retorno de cada evento, medido.

De la lista a las oportunidades
Participantes en la lista5.000
Contactos activados4.20084%
Abrieron o leyeron2.10050%
Respondieron52025%
Con interés31060%
Oportunidades en el CRM21469%

Ejemplo con datos ilustrativos.

El retorno

El resultado llega donde tu equipo ya trabaja.

Cada respuesta se vuelve una oportunidad en el CRM, con el historial de la conversación, un resumen, el próximo paso y la reunión en la agenda del vendedor. El equipo solo entra cuando hay alguien con quien hablar.

  • Oportunidad creada o reabierta automáticamente
  • Notificación al vendedor responsable
  • En el CRM de GetRaze o en el que ya usas
ÓRBITA SEIS · Renata AguiarHead de Ventas
Origen: Summit
Etapa: Reunión agendadaCanal: WhatsAppResponsable: Rafael Moura

Resumen del agente

  • Pasó por el stand el día 14; interés en activación de base de clientes.
  • Presupuesto en definición en noviembre.
  • Pidió un caso del sector financiero antes de la reunión.
  • Reunión confirmada: martes, 11h, con Rafael.

Próximo paso

Enviar caso del sector financiero antes del lunes.

Correo D0WhatsApp D+2Respuesta D+3Reunión D+7
Gobernanza

Escala con control. Cada contacto, cada canal, cada mensaje, rastreable.

LGPD

Opt-out en un clic, aplicado a todos los canales.

Aprobación por etapa

Mensajes, canales y volúmenes aprobados por el cliente antes de activar. Pausa inmediata en cualquier momento.

Límites y ritmo humano

Invitaciones y mensajes dentro de los límites de cada plataforma, en horario comercial, con intervalos variables.

Acceso por usuario

Perfiles de acceso y permisos por persona del equipo.

Perfiles del equipo, no de terceros

Los agentes operan en los perfiles oficiales de la empresa, nunca en cuentas compradas o falsas.

Informe por evento

Volumen por canal, respuestas, oportunidades y reuniones, para el comité y para finanzas.

Implementación

Por evento o por todo el calendario. En 10 días la máquina está lista.

  1. 01
    Kick-off y mapeo

    Eventos del año, perfil ideal, equipos y CRM. 1 reunión.

  2. 02
    Configuración

    Agentes, playbooks, canales, plantillas de WhatsApp, integración con el CRM.

  3. 03
    Aprobación

    El cliente valida mensajes, cadencias y volúmenes antes de activar.

  4. 04
    Operación e informe

    Embudos activos por evento, informe al final de cada ciclo, ajuste para el próximo.

Los números

El lead de evento es el más caro que genera la empresa. Y el menos atendido.

80%de los leads de ferias nunca reciben seguimiento
50%de los negocios quedan con el primer proveedor que hace contacto
94%de los profesionales de marketing dicen que la empresa no convierte los leads de evento
R$ 14 mil Mmovidos al año por las ferias de São Paulo
8 millonesde visitantes en cerca de 270 días de eventos

Brasil es el 6.º mayor mercado de eventos B2B del mundo. La inversión está hecha. El retorno depende de lo que pasa antes y después.

Fuentes: Exhibitor Magazine; InsideSales; Harvard Business Review; UBRAFE; ABEOC Brasil

Las otras soluciones

El próximo evento ya está en tu calendario.

En 30 minutos, diseñamos los tres embudos para él.

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